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音乐学院教学档案管理办法

2015/3/20 11:01:45      点击:

教学档案是教学管理、教学实践和教学研究过程中形成的重要文献材料,是学校档案的重要组成部分,是教学工作水平的载体,是开展教学研究和加强教学管理的依据和参考资料。为了认真做好教学档案材料的形成、积累、立卷和归档工作,特制定本办法。

一、归档范围

  1.上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件:教育改革、教学管理、教学计划、专业和课程设置以及学位审批等文件。

  2.综合性教学文件材料:学校和院制定的各种教学制度、办法、规定、条例,教学工作计划、总结,教学工作的各种统计表。

  3.学籍管理的材料:新生登记表,学生学籍卡片、成绩单,在校学生名册,学生学籍变更(升级、留级、休学、转学、复学、退学)的材料。学位获得者的名册。毕业生名单和毕业资格审批材料,分配名单,需见面签约合同。

  4.教师、学生奖惩材料。

  5.培养方案、教学方案、教学基本要求和教学大纲,教学改革方案和总结。校历、学期教学计划执行表,培养方案调整审批表。

  6.教材方面的材料:自编、主编、参编教材和教学指导书、教学参考资料的正本,各专业教材使用登记表及教材的目录和简介。

  7.教学实习、见习和专业实习、见习方面的材料:教学实习、见习和专业实习、见习的计划、大纲、总结、实习指导书实习讲义、实习结果鉴定,有代表性的实习报告等。

  8.课堂教学材料:课程安排表、课表运行记录、教学进度表,教师任课安排,调串课审批表,典型讲义、教案,各系各专业的考试题,试卷分析,试题库或套题,学生试卷,外请教师上课的讲稿。

  9.毕业论文及答辩评审材料。

  10.毕业生质量调查材料:对毕业生质量调查的计划、总结、调查表,使用单位对毕业生质量的评审意见等。

  11.师资培训的计划、考核和总结、出国进修的有关材料和文件。

  12.教研活动的计划、记录、总结,教师教学经验总结,教师教学质量评估、评价和奖励材料。教师科研论文(含教学研究论文)。

  13.教师工作量的规定,教学工作量统计表及总结材料。

14.教学实验设备的全套技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料,账本和卡片。

以上归档的教学文件材料包括纸质、照(胶)片、音像(录音)带、计算机软盘等各种载体形式。

二、档案管理

l.学院的教学档案由教学秘书管理,专业和实验室管理档案由教研室和实验室主任管理,要求做好下列工作。

(1)做好档案资料的收集、分类、编号和立卷工作。

(2)对档案的收进和移出、全宗和档卷的数量,档案的利用等情况进行统计。

(3)将需要上交到学院档案的材料及时交给学院教秘,各教研室和实验室留复印件。

2.每位教学人员和教学管理人员都要认真做好教学档案资料的形成、保管和移交工作。文字材料的形成必须用钢笔、碳素笔或毛笔书写;归档的文件材料应质地优良,书绘工整、声像清晰。

3.教学档案资料的移交要及时,教学和教学管理人员必须将教学档案资料首先移交给教学秘书,由教学秘书做好其它的移交和归档工作。

4.学院的教学资料要每学期归档和立卷一次。在下一学期开学的一个月内做好本学期教学资料的归档立卷工作。

5.教学档案除部分学生试卷外都必须进行长期保存。

6.教学档案中的学生试卷,除学生正常考试的优秀试卷和补考试卷长期保存外,其它学生试卷保留到学生毕业一年以后销毁。

7.教学档案维护的重要任务是,保证档案的完整,最大限度的延长档案的寿命,保证档案的安全。

8.为了使教学档案更好地为教学工作、教学研究和教学管理服务,管理人员必须熟悉和研究教学档案的内容、特点,及时编制出总目录和分目录,加快调卷速度,提高服务质量。

三、立卷方法

1.教学档案的编号,采用一事一卷的四层次分类编号方法:第一层是教学类的代号(用两个汉语拼音字JX表示);第二层是院或单位的代号(用两个汉语拼音字母表示,如教科为JK);第三层是属类代号(用两位阿拉伯数字表示;第四层是题目或作者代号(用阿拉伯数字表示)。

2.教学档案的编目分总目录和分目录两种。总目录(案卷目录)是按照归档时间的先后顺序,以盒(册、袋、卷)为单位,采用阿拉伯数字进行编制。分目录(卷内文件目录)是针对每一盒(册、袋、卷)中的具体材料,采用属类卷号和题目或作者代号进行编制。

3.立卷时,按档案材料的属类装订封面和卷内文件目录,封面上目录号的位置填写总目录编号,案卷号的位置填写教学档案编号的第一、第二、第三层的代号,卷内文件目录表格内的文号填写属类卷号和题目或作者代号。不能装订封面和卷内文件目录的档案资料,要在档案材料上的适当位置写上完整编号。

附:1.教学档案的属类代号

2.教学档案编号示例,总目录编号说明

3.案卷目录、封面、卷内文件目录的样张、案卷目录

附件:

  1.教学档案的属类代号及内容:

  01:上级教育主管部门下达的教学改革、教学管理文件。

  02:专业和课程设置以及学位授予权审批文件。

  03:学校和院制定的各种教学制度、办法、规定、条例。

  04:教学工作计划、总结、教学工作的各种统计表。

  05:新生登记表,学生学籍卡片、在校学生名册。

06:成绩单,学生学籍变更的材料。

07:学生奖惩材料。

08:学位获得者的名册,毕业生名单和毕业资格审批材料,分配名单,供需见面的计划、合同。

09:毕业生质量调查材料。

10:毕业生对所学课程满意程度调查表。

  11:教学计划(专业培养方案)、校历、学期教学计划执行表。

  12:教学方案、教学基本要求和教学大纲、教学改革方案和总结。

  13:自编、主编、参编教材和教学指导书、教学参考资料的正本。

  14:教材使用登记表及教材的目录和简介,教材使用评价表。

15:教学实习、见习和专业实习、见习的计划、大纲、总结,实习指导书、讲义、实习结果鉴定,有代表性的实习报告等。

  16:课程安排表、课表运行记录、教学进度表,教师任课安排,调串课审批表。

  17:典型讲义、教案、外请教师上课的讲稿。

  18:期末考试题,试卷分析,试题库或套题,学生试卷。

  19:毕业论文及答辩评审等有关材料。

  20:师资队伍情况统计表,师资培训的计划、考核和总结、出国进修的有关材料和文件。

   21:教师活动的计划、记录、总结。

  22:教师科研论文和教学研究论文。

  23:教学工作量统计表及总结材料,教师奖惩情况,教师年终考核材料。

  24:教学检查、教学质量信息反馈材料,教学经验交流,教师教学质量评估、评价材料

25:教学实验设备的全套技术文件以及在采购论证、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料,账本和卡片。

  2.教学档案编号示例,总目录编号说明。

  (1)设中文院现代汉语教学大纲的编号为JXZW12—n—11,表示的内容是:

 第一层JX—教学文件JXZW12—n,填在封面上案卷

 第二层JK—教科院号的位置,n是同一属类的

 第三层12—属类号卷号

 第四层n—11为现代汉语教学大纲,是卷内文件目录表格的文号

 (2)总目录的编号说明

用M—K表示,M对应年号,K表示对应年号M的盒(册、袋、卷)号。

M—K为盒(册、袋、卷)和封面的目录号以及案卷目录的卷号

 

音乐学院

              2015年3月